Los ERP fueron diseñados para la reducción de costes y la mejora de procesos empresariales. A día de hoy, podemos decir que son imprescindibles en un negocio, ¿pero por qué?
La competencia en el mercado es más fuerte con el pasar del tiempo. En este contexto, las empresas con mayor adaptabilidad son las que pueden mantenerse en él y destacar entre las demás. De hecho, sin este elemento diferenciador es casi imposible que un negocio se mantenga a flote.
El mundo ha cambiado de forma radical: antes podía haber 10 empresas que hacían lo mismo, pero lo más seguro es que ese número se haya multiplicado por 10 hasta este momento. La competencia es considerablemente más agresiva, en la que se tiene que ser más rápido, más efectivo, más innovador que los demás.
Anteriormente, los ERP pudieron haber sido considerados un capricho o una característica adicional para las empresas que querían llevar su negocio a la máxima potencia. Ahora, se trata de una necesidad para incluso no desaparecer entre la competencia, y no de una ventaja para un sector reducido.
El sistema ERP es esa herramienta que sirve para mejorar los procesos empresariales, pero no a un nivel por encima de las demás. Funciona para tener ese nivel mínimo requerido para entrar en el estándar de la competencia y no desaparecer al momento. Son las empresas que usan mejor su ERP las que terminan por destacar, algo imprescindible en este mundo tan competitivo.
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¿Entonces en qué consiste un ERP?
Habiendo entendido la importancia de tener un ERP, toca entender qué significa. Sus siglas en inglés corresponden a Enterprise Resource Planning, lo que se traduce como Planificación de Recursos Empresariales. Se puede definir como un conjunto de sistemas de información para la integración de determinadas operaciones de una empresa.
Se trata de un sistema de gestión formado por un conjunto de aplicaciones integradas que permiten la automatización de la mayor parte de la actividad empresarial. Esto permite principalmente:
- Controlar la información global de la empresa en una sola plataforma para tomar decisiones de forma rápida y efectiva antes los problemas surgidos.
- Automatizar procesos en todos los niveles.
- Agilizar los trámites y la gestión interna debido a la integración de los procesos en un solo sistema.
- Ahorro de tiempo y disminución de costes.
- Usar un programa de gestión de almacén.
- Resolver los problemas con el procesamiento de pedidos.
- Evitar los datos duplicados.
Estas funciones convierten a los ERP perfectos para cualquier tipo y tamaño de empresa. Además, tienen la ventaja de ser sistemas adaptables y escalables, por lo que no es necesario migrar la información una vez que la compañía piensa en expandirse.
Los beneficios que aporta un ERP a una empresa
Se pueden resumir en el ahorro de tiempo y dinero, ya que su objetivo final es la máxima optimización posible. Más en detalle, se enumeran en:
Optimización de la gestión interna
El ERP facilita la organización y la optimización de los procesos y recursos. A su vez, esto repercute de forma positiva en la optimización y eficiencia de la gestión, además de mejorar la relación con los clientes.
Una mejor toma de decisiones
Tener toda la información relevante de la empresa en un panel centralizado es el primer paso para decidir las acciones a tomar. Los encargados tomarán mejores decisiones basándose en información ordenada y datos precisos, y no en creencias, siempre que haya un buen análisis e interpretación de datos.
Aumento de la productividad
El simple hecho de automatizar procesos repetitivos y tediosos permite que el personal se enfoque en tareas que requieren de su atención completa. Además, desaparecen las tareas duplicadas y se elimina la información redundante que estorbe en las comunicaciones.
Reducción de costes
El hecho de estandarizar los procesos internos y los flujos de trabajo incide directamente en la optimización del tiempo y de los recursos disponibles. En otras palabras, se gasta menos dinero para obtener los mismos resultados.
Mayor control
Todas las operaciones quedan registradas en el sistema: cada una se asigna a un individuo, con una fecha concreta para terminar y una serie de recursos a su disposición, además de que se registran sus procesos. El seguimiento de todos los procesos en cada una de las etapas es perfecto para controlar lo que pasa a nivel interno.
Crecimiento ordenado
Uno de los puntos fuertes de los ERP es que son modulares y escalables, por lo que siempre se pueden insertar nuevos módulos cuando sean necesarios. Al mismo tiempo, la información entre cada módulo se transmite de forma eficiente y no se pierde.
Planificación del futuro
Controlar todo el historial de la información permite entender los comportamientos y las tendencias que sirven de base para crear posibles escenarios futuros con estimaciones realistas. Esto minimiza el margen de error y ayuda a ver nuevas oportunidades en el mercado.
