Los cambios relacionados con Verifactu y la factura electrónica obligatoria están llevando a autónomos y empresas a revisar su forma de trabajar. La adaptación no debe limitarse a comprobar si el programa actual puede seguir emitiendo facturas. También es un buen momento para analizar qué información se introduce varias veces, qué aplicaciones necesitan comunicarse y cuándo tiene sentido incorporar un ERP que conecte facturación, contabilidad, almacén y otras áreas de gestión.

Qué cambia con Verifactu

Verifactu está relacionado con los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos utilizados para emitir facturas. Su finalidad es garantizar aspectos como la integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

Esto significa que el programa debe dejar constancia de las operaciones realizadas y evitar que una factura pueda modificarse posteriormente sin mantener 

el correspondiente registro de lo sucedido.

Entre los requisitos asociados al uso de verifactu gratis se encuentran la generación de registros de facturación y la incorporación del código QR correspondiente en las facturas. También adquiere importancia la conservación de la información y el histórico de cambios.

La factura electrónica obligatoria

La factura electrónica es un documento de facturación generado, enviado y recibido electrónicamente mediante información estructurada y conforme a los requisitos establecidos por la normativa. Es importante comprender qué es la factura electrónica obligatoria porque no debe entenderse como un PDF enviado por correo electrónico.

La futura obligación de facturación digital entre empresas y profesionales, desarrollada a partir de la Ley Crea y Crece, afecta al modo en que las facturas B2B se intercambian entre quienes participan en una operación comercial.

Verifactu se centra en los sistemas informáticos de facturación y en la integridad y trazabilidad de sus registros mientras que la factura electrónica obligatoria se ocupa del intercambio digital de las propias facturas entre empresas y profesionales.

Cuándo entra en juego el ERP

Un programa básico puede resolver las necesidades de un autónomo que emite unas pocas facturas. A medida que aumenta la actividad aparecen más procesos que necesitan coordinarse.

Supongamos que una pyme recibe el pedido de un cliente. Si utiliza un ERP integrado, los mismos datos pueden servir para registrar el pedido, comprobar las existencias, preparar la entrega, emitir la factura y controlar posteriormente el cobro. Sin integración, parte de esa información tendrá que volver a introducirse en diferentes aplicaciones.

Para una empresa comercial también puede resultar útil conectar compras y almacén. Cuando llega mercancía del proveedor, las existencias se actualizan y quedan disponibles para futuros pedidos. Cuando se produce una venta, esas unidades se descuentan.

El beneficio no consiste en tener más pantallas o más funciones, sino en reducir tareas repetidas y disponer de información coherente.

No todas las empresas necesitan lo mismo

Una pyme de servicios puede necesitar fundamentalmente clientes, presupuestos, facturas, cobros y contabilidad. Si no vende productos, probablemente la gestión avanzada de almacén no sea prioritaria.

Para una asesoría que recibe facturas de sus clientes en distintos formatos, importa saber qué información puede importar el programa y qué tendrá que introducir su equipo manualmente. También resulta útil conocer cómo intercambia datos con los programas utilizados por los propios clientes.

Una empresa de distribución presenta otro escenario. En este caso importa conocer las existencias reales, los pedidos pendientes, la mercancía recibida y los productos reservados para cada cliente.

En logística puede ser necesario ir más allá y utilizar un sistema específico de gestión de almacenes. La pregunta entonces no debería ser si el ERP sustituye a esa aplicación especializada, sino si ambos sistemas pueden intercambiar pedidos, recepciones, expediciones y datos de stock correctamente.

Las nóminas plantean una situación parecida. Una empresa puede mantener su software laboral si responde bien a sus necesidades y conectar los resultados necesarios con contabilidad. Integrar no significa necesariamente sustituir todas las herramientas existentes.

Qué comprobar y qué errores evitar antes de contratar

Uno de los errores más frecuentes es elegir el programa por el número de funciones. Una lista extensa de módulos dice poco sobre cómo resolverá las operaciones que realmente realiza la empresa.

También es fácil fijarse únicamente en la cuota mensual. El coste real puede incluir implantación, migración de datos, formación, soporte, nuevas integraciones, módulos adicionales y futuras ampliaciones.

Conviene comprobar varios puntos:

• Formación: qué necesita aprender el equipo para utilizar correctamente el sistema.
• Soporte: cómo se atienden las incidencias y qué asistencia está incluida.
• Compatibilidad: si puede conectarse con bancos, nóminas, comercio electrónico, almacén u otras aplicaciones necesarias.
• Recuperación de los datos: cómo se exportarán clientes, productos, facturas y registros si en el futuro se cambia de proveedor.
• Adaptación normativa: cómo se actualiza el software cuando cambian las obligaciones fiscales y de facturación.

Otro error consiste en comprar primero y analizar después los procesos. Antes de implantar un ERP conviene identificar dónde se genera cada dato y quién necesita utilizarlo.

Antes de contratar, es importante comprobar qué ocurre con el almacén y qué información llega a contabilidad. Así es posible verificar cuánto trabajo ahorra el programa y qué tareas se seguirán haciendo a mano.

Fuente imágen: envato.com