Cómo ayuda un software de control horario en la empresa

Las organizaciones de todos los sectores podrán ahorrar dinero y gestionar los negocios de forma más eficiente con la ayuda de un sistema automatizado de control de horarios. La eficacia de este tipo de programas automatizados beneficia a varios departamentos de una empresa, incluidos los de nóminas y recursos humanos.

Las empresas son cada vez más dinámicas. Por ello, mejorar el lugar de trabajo se vuelve cada vez más complicado. Debido al aumento del uso de dispositivos móviles, muchas tareas pueden realizarse fuera de la oficina e incluso más allá del horario laboral habitual.

Los empleados trabajan cada vez con más frecuencia sobre la marcha, desde lugares de trabajo distantes, incluso desde los hogares de cada quien. Esto hace que la empresa sea más adaptable y eficaz, pero también dificulta el seguimiento de las horas de trabajo de los empleados.

Para eso están los programas de control horario que pueden dar fe y sistematizar las horas trabajadas en diversas tareas, las horas extras, la personalización de registros, el tiempo dedicado a proyectos específicos y mucho más.

¿Qué son con exactitud los programas de control horario?

Los software de control de horario son programas que facilitan registrar y fichar las horas trabajadas por los empleados, a través del uso de aplicaciones o sistemas biométricos. Así queda en evidencia las horas de trabajo real y las horas que no fueron laboradas. De esta manera se puede calcular el tiempo de trabajo neto con el rendimiento de la compañía.

Ventajas del control horario

Cero errores humanos

El empleo de software de control horario reduce la posibilidad de error humano y garantiza que las necesidades individuales se satisfagan sin malentendidos de forma sencilla, imparcial y organizada.

Productividad y seguridad

El comportamiento de que un trabajador fiche por otro se conoce como “fichar por el compañero”, y se elimina con sistemas de recogida de información como Internet, aplicaciones móviles y control de acceso biométrico. La productividad aumenta a medida que los procesos diarios se vuelven más ágiles, cómodos y eficientes.

Reducción de costes

Al acabar con los informes de tiempo inexactos, el fichaje de compañeros, el absentismo, las tardanzas, el abuso del tiempo y los pagos excesivos, un sistema de este tipo ayudará a recortar los gastos de personal de inmediato.

Sin absentismo

Una solución de control horario es el mejor método para gestionar el absentismo de los empleados, que tiene un impacto significativo en cualquier empresa.

Gracias al programa, una organización podrá controlar los índices e informar de las causas del absentismo.

Al notificar las ausencias a las partes apropiadas, como jefes de línea, compañeros de trabajo, gestores de nóminas, etc., se puede hacer un seguimiento de las ausencias. El proceso de gestión puede verse facilitado por la agregación de las ausencias registradas.

Esto puede lograrse destacando a los trabajadores con índices de ausencia inusualmente altos, contrastando los índices de ausencia por departamento, comparando los índices de ausencia a lo largo del tiempo, etc.

Empleados satisfechos y contentos

Mantener una plantilla satisfecha requiere programar y gestionar eficazmente las solicitudes de tiempo libre. También ayuda a resolver situación de rotación de personal.

Las soluciones automatizadas facilitan la rápida revisión, autorización y gestión de las solicitudes de ausencia, así como la gestión de las ausencias previstas para reducir su impacto en las operaciones de la empresa.

Condiciones que debe cumplir un sistema de control de horarios

  • Responsive: en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, se pueden gestionar las horas de trabajo.
  • Horas extras: control de las horas extraordinarias en todos los casos.
  • Políticas flexibles:  como fichajes con un solo clic, grandes turnos semanales, entrada flexible o normas más estrictas para el teletrabajo. También involucra a las empresas flexibles para el registro de la jornada laboral. Destacan los temporizadores de horas de trabajo, restricción de IP, geolocalización, control de acceso.
  • Para proyectos específicos: se contabiliza el tiempo dedicado.
  • Conexión con otros programas informáticos: para turnos, vacaciones o ausencias.
  • Comodidad: supervisión sin esfuerzo y registros de horarios precisos.

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