La digitalización no es una moda pasajera: es la condición para competir. La aprobación de la Ley 18/2022, más conocida como Crea y Crece, y el inminente despliegue del sistema VERI*FACTU de la Agencia Tributaria han puesto la última pieza que faltaba para transformar la forma en que se emiten, reciben y custodian los documentos mercantiles en España. En este nuevo tablero, CEGID y otros desarrolladores de software de gestión se convierten en aliados estratégicos, facilitando una transición ordenada, con garantías jurídicas y un retorno claro en eficiencia.

1. La ‘Crea y Crece’: reloj en marcha para la obligatoriedad total

La norma entró en vigor en octubre de 2022 con un objetivo doble: impulsar la creación de empresas y mejorar su financiación, pero, sobre todo, avanzar hacia la factura electrónica obligatoria en todas las operaciones B2B. El calendario, según el borrador del reglamento, arrancará con las compañías que superen los ocho millones de euros de facturación anual —plazo previsto en 2026— y se extenderá al resto de pymes y autónomos un año más tarde.

Además de reducir la morosidad, la ley pretende reforzar la trazabilidad de los pagos: solo las facturas electrónicas “validas” se considerarán justificantes para cobrar ayudas públicas o beneficiarse de deducciones. Para los trabajadores por cuenta propia existe una guía específica, la ley crea y crece para autónomos, que detalla excepciones, sanciones y plazos mínimos de conservación de los registros.

Idea clave: La factura digital deja de ser opcional; será requisito para facturar y, por extensión, para cobrar.

2. VERI*FACTU: del archivo a la transmisión instantánea

En paralelo, la Ley Antifraude de 2021 obligará a que los programas de facturación transmitan datos “en tiempo real” a Hacienda o los dejen listos para su envío cuando la conexión falle. Aquí entra en juego VERI*FACTU, un sello electrónico que certifica que la factura no ha sido manipulada y que está lista para su remisión automática.

El sistema aporta dos garantías decisivas:

• Inalterabilidad del registro —cada modificación genera una huella digital—.
• Trazabilidad completa: FECHA-HORA firmada electrónicamente y cotejada con la administración.

Muchas soluciones, entre ellas CEGID, ya han desarrollado módulos de verificación de factura electrónica para alinearse con este estándar antes de que sea obligatorio.

3. Beneficios que van más allá de cumplir la norma

Transparencia fiscal mejorada

Cada factura pasa a ser un “micro-repositorio” de evidencia accesible para clientes, proveedores y Administración. Se reduce la economía sumergida y aumentan los ingresos públicos, favoreciendo la competencia leal.

Simplificación administrativa

Pasar del archivador físico a un gestor documental elimina tareas de mecanizado, minimiza errores y acorta los ciclos de cobro en hasta un 60 %, según la consultora Billentis.

Ahorro y sostenibilidad

El coste medio de procesar una factura en papel (3 €) se desploma por debajo de 0,30 € en formato electrónico. El recorte de consumo de papel y transporte también suma puntos en la estrategia ESG de la compañía.

Acceso a financiación

Con registros fiables y tiempos de cobro certificados, los bancos valoran mejor el riesgo y aplican condiciones más favorables a pymes y autónomos. De nuevo, la ‘Crea y Crece’ liga el pago a la posesión de una factura electrónica correcta.

4. El papel de CEGID y las plataformas de gestión inteligente

Una cosa es emitir PDFs y otra muy distinta integrar la facturación electrónica en un flujo 360º, desde la oferta comercial hasta el asiento contable. Plataformas como CEGID destacan por:

• Conectividad nativa con las sedes de la AEAT, evitando desarrollos a medida cuando cambie la normativa.
• Controles antifraude integrados – hash, firma y QR – que blindan la integridad del documento.
• Cuadros de mando en tiempo real para anticipar necesidades de tesorería o renegociar plazos con proveedores.

Confiar en un proveedor homologado ahorra costes de auditoría y reduce el riesgo de sanciones, que pueden alcanzar los 10.000 € por cada ejercicio si el sistema informático no cumple con los requisitos técnicos.

5. Guía práctica para migrar sin contratiempos

1. Mapea tus procesos actuales

Identifica circuitos de aprobación, formatos de intercambio y sistemas heredados. El 90 % de los incidentes surgen de integraciones incompletas entre ERP, CRM y tesorería.

2. Define un cronograma realista

Aprovecha el periodo voluntario para realizar pilotos con proveedores clave. Empieza por los de mayor volumen para maximizar el aprendizaje.

3. Forma al equipo

No basta con instalar software. Contabilidad, compras y ventas deben conocer el procedimiento de contingencia cuando la red o la sede electrónica fallen.

4. Asegura la compatibilidad Verifactu

Exige al proveedor un certificado de conformidad o, al menos, un roadmap que contemple actualizaciones gratuitas ante cambios normativos.

5. Establece métricas

Plazos medios de cobro, porcentaje de facturas rechazadas y costes de administración son indicadores que demuestran el retorno de la inversión.

6. Efecto colateral: golpe a la evasión fiscal y mejora del análisis económico

La digitalización masiva de las facturas cierra la puerta a la doble contabilidad y al falseo de bases imponibles, ya que la Administración accede a los datos casi en tiempo real. Además, la agregación de registros anónimos permitirá elaborar estadísticas macroeconómicas más precisas, útiles para anticipar ciclos y diseñar políticas públicas de apoyo a sectores vulnerables.